«¿Cómo decides qué hacer primero?, ¿qué hacer todos los días?, ¿qué dejar para otro momento?, ¿qué no hacer nunca?. Decides basándote en un principio fundamental de Gestión del Tiempo denominado PRINCIPIO DE PARETO o Regla del 80/20: “El 20% de las actividades que realizas produce el 80% de los resultados que obtienes y viceversa, el 80% de lo que haces provoca el 20% de los resultados”
«El tiempo que puedes mantener la concentración y un nivel alto de rendimiento en el trabajo o el estudio es limitado. Probablemente por debajo de los 40 minutos sin descanso. Las paradas para “repostar” son necesarias e imprescindibles para mantener esos niveles al máximo»
«Identificando (y formulando correctamente) el objetivo, las tareas clave, asignando prioridades a éstas, ajustando su tiempo de ejecución y aplicando una política sensata de intervalos, no solamente te cuidas y respetas a ti mism@, sino que además todo ello te arrastra directamente a conseguir el objetivo marcado»
Luis García Carrasco
(Artículo del experto Luis García Carrasco en la sección El Lector Alternativo Opina)
En el primer artículo sobre “Cómo Trabajar o Estudiar Menos Tiempo y Conseguir Mejores Resultados (1/2)” te explico cómo debes formular tu objetivo (claro, preciso, en primera persona, positivo, tiempo presente y una sola y sencilla frase) y el tipo de motivación que debes mantener para conseguirlo.
En este segundo artículo te hablo de cómo planificar y llevar a cabo las tareas de manera óptima para alcanzar el objetivo marcado. Aunque antes, algo más sobre éste último.
Objetivo por Escrito
1. Empieza por tener tu objetivo siempre accesible de dos formas:
- Por escrito: En un papel que llevas siempre contigo en un bolsillo, en la cartera, en el bolso, …; aparece en el salvapantallas del ordenador, pegado a la pared o al corcho que tienes delante; o que está pegado a la funda del teléfono móvil; … En definitiva, se encuentra en un lugar al que inevitablemente vas a mirar más de una vez al día
- En mente: Es decir, memorizado. Probablemente no vas a necesitar hacer ningún esfuerzo para tener claro en qué consiste el objetivo, pero es posible que necesites memorizalo o verlo escrito durante unos cuantos días antes de que lo puedas reproducir mental o verbalmente de manera literal, tal y como está escrito (claro, preciso, en primera persona, positivo, tiempo presente y una sola y sencilla frase)
2. Cada vez que lo leas escrito en alguno de esos sitios o lo repases mentalmente, emplea unos instantes en visualizar una escena protagonizada por ti, en la que apareces una vez has conseguido cumplir tu objetivo.
Observa tu postura, tus gestos, cómo vas vestid@, dónde te encuentras, con quién, qué oyes, qué hueles, qué sientes, … Si te resulta más fácil, imagina que estás en el cine y lo están proyectando en la pantalla.
Listas de Tareas
Necesitas lápiz y papel (o equivalente) para anotar por un lado una Lista General de Tareas a llevar a cabo para conseguir lo que te propones y por otro lado una Lista Simplificada de Tareas a realizar en el día de hoy.
La segunda es un subconjunto de la primera. Es decir, lo que vas a hacer hoy es una parte de todo lo que necesitas hacer para llegar a donde te propones.
Asignando Prioridad a las Tareas
¿Cómo decides qué hacer primero?, ¿qué hacer todos los días?, ¿qué dejar para otro momento?, ¿qué no hacer nunca?.
Decides basándote en un principio fundamental de Gestión del Tiempo denominado Principio de Pareto o Regla del 80/20: “El 20% de las actividades que realizas produce el 80% de los resultados que obtienes y viceversa, el 80% de lo que haces provoca el 20% de los resultados”.
¿Te has fijado alguna vez que haciendo un par de cosas (clave) por la mañana y ya tienes contentos a los jefes para lo que queda de jornada laboral y que otras veces que haces 8 ó 10 más no consigues el mismo reconocimiento?
¿Te has preguntado por qué algunas personas que sólo saben hacer bien unas pocas cosas y no tienen idea del resto, consiguen las gratificaciones que tú tanto esperas y por las que tan duro trabajas?
¿Alguna vez te ha pasado que has estudiado todo el temario para un examen que luego has suspendido o aprobado por los pelos mientras que otra persona estudia sólo una parte y saca una excelente nota?
Lo anterior son ejemplos de aplicación de la regla anterior. Lo que permite conseguir objetivos no es necesariamente la cantidad de cosas que haces sino las cosas que haces.
Resulta que para tu jefe lo más importante y lo que más valora es que tengas preparado el informe, el documento, finalizada la tarea X o cualquier otra cosa antes de las 10 de la mañana porque todos los días, una hora más tarde, él tiene que rendir cuentas a su jefa. Bien, esa tarea es clave y entra en ese 20% de actividades con las que obtienes el 80% de los resultados.
Pasar apuntes a limpio es algo recomendable y en algunos casos necesario cuando estás estudiando. Pero si, cuando llegas a casa o a la biblioteca, después de un día en la Universidad, el Instituto o la Academia, empleas 2 horas y media de tus 3 horas de estudio que tienes disponibles al día, y todo para dejar unos apuntes impecables; … Estás empleando más de un 80% de tu tiempo de estudio en pasar a limpio los apuntes y dejas menos del 20% para memorizar, planificar, investigar, leer, preparar la siguiente clase, …
¿Cuál crees que será el resultado si no cambias de estrategia y no empleas más tiempo a esas otras tareas?. Al final vas a tener que responder en el examen a una serie de preguntas y nadie evaluará la calidad de los apuntes.
Buscando el Mínimo de Tareas y el Máximo de Resultado
Antes de confeccionar la Lista General de Tareas, emplea un tiempo en identificar cuáles son ese 20% de tareas significativas, las más relevantes, las que de sólo poder hacer esa única o esas pocas en el día, ya sería suficiente para estar más cerca del objetivo y podrías darte por satisfech@ para ese día.
Recuerda que la Regla del 80/20 siempre se cumple aunque no necesariamente en esa proporción. Se puede tratar de un 90/10 (el 10% de las tareas son clave y el 90% son deshechables), por ejemplo.
Una vez identificado el conjunto de tareas clave, ya puedes asignar prioridades y comenzar a confeccionar la Lista General de Tareas. Arriba las de mayor prioridad y, según escribes tareas hacia abajo, descendienden en prioridad.
Al final tienes una lista corta de tareas a realizar que, de llevarlas a cabo de forma consistente, atraen irremediablemente el objetivo cumplido hacia ti.
A continuación, selecciona el conjunto de tareas que vas a realizar en el día de hoy y pásalas a la Lista Simplificada de Tareas para Hoy. Esas son las actividades clave del día de hoy. Al acabar la jornada, repasa la lista, lo que has hecho, cómo lo has hecho y confecciona la lista simplificada para el día siguiente.
Cuanto Más Tiempo Tienes, Más Tardas
Parkinson (historiador británico) decía que cuanto más tiempo dispones para hacer algo, más tiempo tardas en hacerlo.
O lo que es lo mismo: «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». O: Si tienes 8 horas para hacer una tarea (de trabajo o estudio), vas a tardar esas 8 horas y no menos.
Piensa en cómo trabajas o estudias ahora mismo, el tiempo del que dispones y el tiempo que empleas en cada cosa. ¿Podría llevarte menos tiempo?.
Para vencer esta denominada Ley de Parkinson, lo que necesitas es ajustar los tiempos que asignas a las tareas. Al principio se trata de un ejercicio de prueba y error. Asignas tiempo, ejecutas la tarea y luego evalúas el resultado y el tiempo empleado. Tras esto, ajustas el tiempo a la baja.
Te podrá parecer imposible o muy difícil pero, ¿te ha ocurrido alguna vez que tenías que presentar un documento, un informe o realizar una práctica en la Universidad (Instituto, Academia, …) al día siguiente y tenías que hacer en 8 horas que te quedaban, algo para lo que tenías semanas disponibles?, ¿superaste la prueba y encima con buena nota?, ¿te ha pasado alguna vez algo parecido?, ¿sí? Pues ahí tienes la prueba. Hiciste en horas lo que era un trabajo semanas.
En un gran número de ocasiones, puedes hacer en minutos lo que normalmente te lleva horas y en horas lo que habitualmente te lleva días.
¿Intervalos?, ¿Qué es Eso?
El tiempo que puedes mantener la concentración y un nivel alto de rendimiento en el trabajo o el estudio es limitado. Probablemente por debajo de los 40 minutos sin descanso.
Las paradas para “repostar” son necesarias e imprescindibles para mantener esos niveles al máximo. Para ello necesitas establecer una política de intervalos de trabajo (o estudio) en las que fijes el intervalo entre 20 y 40 minutos de duración y un descanso entre 5 y 10 minutos.
Ejemplos:
- 30 minutos de trabajo y 7 de descanso ó
- 20 minutos de trabajo y 5 de descanso ó
- 40 de trabajo y 8 de descanso
Importante:
- El tiempo de trabajo es tiempo exclusivo de trabajo (o estudio) con el mínimo de interrupciones. Concentración y rendimiento máximos o muy elevados
- El tiempo de descanso es tiempo exclusivo de descanso y esto significa que no debes hacer nada relacionado con la actividad que acabas de terminar y sí debe estar relacionado con algún tipo de actividad física como estiramientos, subir y bajar de planta en el edificio donde estás (utilizando las escaleras, por supuesto), beber agua, recorrer andando el pasillo un par de veces, … Todo ello manteniendo la mente en blanco u ocupada en algo trivial fuera del ámbito de trabajo o estudios.
En pocas palabras: Identificando (y formulando correctamente) el objetivo, las tareas clave, asignando prioridades a éstas, ajustando su tiempo de ejecución y aplicando una política sensata de intervalos, no solamente te cuidas y respetas a ti mism@, sino que además todo ello te arrastra directamente a conseguir el objetivo marcado.
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Luis escribe habitualmente en El Arte de la Memoria.org sobre Lectura Rápida, Métodos de Memorización, Técnicas de Estudio, Gestión del Tiempo, Productividad y Crecimiento Personal. Es autor del libro “Lo que Deberías Aprender antes de Aprender” y enseña personalmente en los seminarios presenciales “Aprendiendo a Estudiar” celebrados en Madrid (España).
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